企業內部的業務流程不論設計得有多完善，經一段長時間後，難免出現效率降低，以及對個別員工依賴的情況。為此，Konica Minolta（柯尼卡美能達）推出一站式業務流程重整服務（Business Process Re-engineering、簡稱BPR），為客戶評估業務流程所產生的問題，並提供度身訂造的解決方案。柯尼卡美能達市場推廣、銷售及技術服務董事葉卓雄（Robert）指出：「希望可以幫助客戶提高工作效率，相信客戶的成功等如我們的成功，從而與客戶產生緊密的合作關係。」

Konica Minolta （柯尼卡美能達）
市場推廣、銷售及技術服務董事
葉卓雄 （Robert）

BPR透過科技令業務流程更流暢和具效率。

BPR當中有個案就是協助銀行進行盤點工作，使之更準確；不少企業更會結合其他服務使用。

葉卓雄表示，BPR可以提高公司中、長線的發展效益。

BPR部門的專業顧問會為客戶進行不同評估，以了解公司業務流程的問題。

部分公司的業務流程會過分依賴個別員工，一旦相關員工放假，就會令整個業務流程延誤。

BPR分三大處理階段

一般中至大型公司，都會建立各式各樣的業務流程，但隨着發展，流程牽涉到的員工便愈來愈多，一旦出現相關員工休假、文件傳遞延誤或涉及跨部門工作，就會即時減低業務流程的準確性，久而久之更有可能影響公司形象、競爭力及客戶信心。葉卓雄表示：「為迎合市場改變、客戶期望提升及預期效率等要求，企業需要進行業務流程的優化和規管。」他續道：「Konica Minolta的BPR服務會有不同的處理階段，首先會進行Identification，與管理層了解最影響工作流程的內部、對外運作；之後就會進行Discovery，透過Konica Minolta的顧問以第三方及客觀的角度觀察客戶工作流程的現況，並找出問題所在；最後就是Proof of Concept，為客戶提供改善的概念，大前提是基於現有的人手和預算之下，再輔以科技規管，令工作流程更準確、更有效率，並減少對個別員工的依賴，達致中、長線的發展效益。」

食物銀行成功案例

Konica Minolta的BPR服務至今已經有20個成功個案，當中一個個案是食物銀行組織，每個受惠家庭均由社工跟進並評定所需的食物數量，再向食物銀行匯報；不過因為食物銀行並沒有管理系統，所以難以掌握食物儲備數量，令受惠家庭經常未能取得足夠的食物，前線人員亦要重複處理個案。葉卓雄解釋：「經過Konica Minolta顧問了解後，就為食物銀行建立一個類似超級市場的倉庫管理電腦系統，為食物加設條碼，即時登記存入和提取的食物數量；最重要是可以計算下個月所需食物數量的預算，減輕前線工作人員的壓力，亦可以提早與不同食物捐贈者及供應商聯絡。經過改善之後，前線員工、供應商以至受惠家庭都得益。」

大機構同樣適用

BPR並不一定於資源不足的公司才合用，其實大規模、資源充裕的機構同樣有需要。葉卓雄舉例，一般銀行每半年都會進行不同的盤點，例如I.T.產品，某個案的機構原本是以傳統的《Excel》程式進行統計，加上買入及產品消耗令數據記錄更複雜，亦經常出現人手輸入錯誤，影響準確性；而盤點亦需要短時間內完成，直接增加相關員工的壓力；他說：「Konica Minolta組成不同團隊，為不同銀行分行收集數據，再輸入至新建立的電腦系統，令數據更準確。個案中客戶並不需要額外聘請員工，日後亦可以用新系統作為基礎，進行不同形式的盤點。」葉卓雄強調，Konica Minolta會因應客戶的需要而度身訂造BPR，更會與高、中、低三層員工溝通，確保了解業務流程問題的準確性；最重要是沒有前設，為客戶研究不同解決方案，盡最大能力幫助不同客戶。