物業管理是一項持續性工作，管理費是有效維持各項物業管理工作，作為日常的服務、維修、設施保養，以及緊急維修等的主要財政來源。

為保持財政穩健，如何運用管理費是非常重要的，所以業主立案法團或物業管理公司必須適當地將管理費在營運上有效分配。

《建築物管理條例》附表5規定，法團或物管公司需每年度制訂財政預算，評估本年度之預計盈餘或赤字，預算來年的收支情況，並向業戶披露。

預留基金作緊急開支

在一般情況下，管理費加上其他收入後，可得出預計收入總額。

不過，在預算支出項目方面，除考慮到一籃子的經常性開支項目，如法例法規的要求（例如最低工資）、市場價格、通貨膨脹等外在因素外，亦需要設立不同的備用基金，預留作應付突發或緊急的非經常性開支。

倘若大廈公契有條文清楚列明，大型屋苑需為住宅、停車場、商場或其他部分設立獨立帳戶，所有收入及支出項目亦需分為公用部分及專用部分，以「專款專用」為原則。

當收入是由專屬部分，如住宅、停車場、商場等地方及設施而獲得（例如出租商場內的攤位），即屬專用部分收入。

為了維護屋苑專屬部分正常運作及保養的支出，則列為專用部分開支，其處理方法是以每個獨立帳戶支付；而借屋苑公眾地方及設施而獲得的收入和支出，即屬公用部分。

有些項目涉及各專用部分，但卻不能清楚劃分每個專用部分所佔比例，如管理處職員薪金及其運作費等，法團可將其列為公用部分開支。

公用部分開支的處理方法，則需依據大廈公契訂明各專屬部分，如住宅、停車場、商場等的不可分割業權份數或管理份數按比例攤分。（以上資料只供參考）