物管指引 顧及住客私隱

在物業管理工作上，業主立案法團或物業管理公司需經常收集及使用業戶、租客及訪客的個人資料，而於實際執行大廈管理工作時亦會涉及個人的私隱，故需特別留意及必須依從「個人資料（私隱）條例」的規定。

物業管理公司應就處理個人資料制訂清楚的指引，並須有效監察前線職員，確保收集及使用個人資料的活動遵從相關法例規定。在資料收集的過程，包括住戶登記表或裝修申請表等，均需要印有個人資料收集聲明以述明資料收集目的、資料可能會轉予甚麼人士，並指出該人士有權要求查閱及改正該等資料，以及可以向誰提出有關要求。

訪客記錄授權處理

需留意法團或管理公司所收集的資料只可與職能有關，例如於大堂進行訪客登記時，只須出示及登記身份證明文件的資料。如保安員對訪客到訪的目的有懷疑，可致電發證機構核實，或取得有關住客確認。而訪客登記記錄亦應由獲授權職員小心處理，保存時間亦不應過長。

屋苑及大廈公共地方一般會安裝閉路電視。法團或管理公司應在受監察的範圍內及入口處張貼通告，以列明安裝閉路電視的目的及可能收集個人資料的情況。屋苑內物管人員辦公地方經常因需要而安裝閉路電視，亦應在該範圍當眼處張貼通告。

個人資料一般都會儲存於電腦系統內，管理公司或法團應採用適當措施，保障資料不會在未獲准許或意外遭刪除或查閱，應以密碼管控及避免多人共用密碼。

（以上資料只供參考）